PEDOMAN-PEDOMAN DALAM MEMBUAT FLOWMAP

Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowmap, ada
beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti :
1. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
5. Lingkup dan  range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati.stem.
6. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

Jenis – Jenis Flowchart
Flowchart memiliki lima jenis, dinataranya:
1. Flowchart Sistem (System Flowchart)
2. Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart)
3. Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)
4. Flowchart Program (Program Flowchart)
5. Flowchart Proses (Process Flowchart).

SIMBOL SIMBOL FLOWMAP

beberapa simbol FLOWMAP



KOMPONEN DFD

1. Menurut Yourdan dan Demarco

2. Menurut Gene dan Serson

TERMINATOR / ENTITAS LUAR
Adalah Entitas diluar sistem yang berkomunikasi / berhubungan langsung
dengan sistem.

Terdapat 2 jenis Terminator :

1. Terminator Sumber

Merupakan Terminator yang menjadi sumber

2. Terminator Tujuan

Merupakan Terminator yang menjadi tujuan data / informasi sistem

KOMPONEN PROSES

Komponen proses menggambarkan transformasi input menjadi output.
Penamaan proses disesuaikan dgn proses/kegiatan yang sedang dilakukan.

KOMPONEN DATA STORE

Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket
data dan diberi nama dgn kata benda bersifat jamak. Data store dapat berupa
file/database yang tersimpan dalam disket, harddisk atau bersifat manual
seperti buku alamat, file folder.

Yang perlu diperhatikan tentang data store :
1. Alur data dari proses menuju data store, hal ini berarti data store berfungsi sebagai tujuan/tempat penyimpanan fari suatu proses (proses write).
2. Alur data dari data store ke proses, hal ini berarti data store berfungsi sbg sumber/proses memerlukan data (proses read).
3. Alur data dari proses menuju data store dan sebaliknya berarti berfungsi sbg sumber dan tujuan.

KOMPONEN ALUR DATA

Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data / paket datadari satu bagian ke bagian lainnya.

Ada 4 konsep tentang alur data :
1. Packets of data
2. Diverging data flow
3. Converging data flow
4.  Sumber dan Tujuan

Aturan Main DFD
1. tidak boleh mengubungkan external entity dangan external entiti secara langsung.
2. tidak boleh menghubungkan data store dengan data store secara langsung
3. tidak boleh menghubungkan entity dengan data store secara langsung
4. setiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.

Cara Membuat DFD
umum ——> detail ( TOP DOWN ANALYS )
Jabarkan proses sedetail mengkin
pelihara konsistensi antar proses
berikan label yang bermakna

Tahap Pembuatan DFD
1. diagram context : menggambarkan sistem secara global
2, diagram nol : penjabaran terperinci dari diagram context
3. diagram detail : menggambarkan proses secara terperinci dari diagram nol

1. Pengertian

Supply Chain Management adalah perpindahan barang, informasi, pembayaran, layanan, dari perusahaan penyedia barang barang mentah (supplier) melalui suatu perusahaan, kepada pelanggan.

Tujuan dari setiap rantai suplai ialah untuk memaksimalkan nilai yang dihasilkan secara keseluruhan.

Supply Chain Management (SCM) menekankan pada pola terpadu menyangkut proses aliran produk dari supplier, manufaktur, retailer hingga pada konsumen akhir. Dalam konsep SCM ingin diperlihatkan bahwa rangkaian aktivitas antara supplier hingga konsumen akhir adalah dalam satu kesatuan tanpa sekat yang besar. Mekanisme informasi antara berbagai komponen tersebut berlangsung secara transparan.

Jadi kesimpulannya bahwa fokus utama dari SCM adalah sinkronisasi proses untuk kepuasan pelanggan. Semua supply chain pada hakekatnya memperebutkan pelanggan dari produk atau jasa yang  ditawarkan. Semua pihak yang berada dalam satu rantai supply chain harus bekerja sama satu dengan lainnya semaksimal mungkin untuk meningkatkan pelayanan dengan harga murah, berkualitas, dan tepat pengirimannya

2. Komponen Supply Chain Management

• Plan

• Source

• Make

• Deliver

• Return

3. Komponen Rantai Suplai

• Rantai Suplai Hulu/Upstream supply chain

meliputi aktivitas dari suatu perusahaan manufaktur dengan para penyalurannya dan koneksi mereka kepada pada penyalur. Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan.

• Manajemen Internal Suplai Rantai/Internal supply chain management

meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam keluaran organisasi itu.

• Segmen Rantai Suplai Hilir/Downstream supply chain segment

meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.

4.  Permasalahan Manajemen Suplai Rantai

Manajemen suplai rantai harus memasukan problem dibawah:

• Distribusi Konfigurasi Jaringan: Jumlah dan lokasi supplier, fasilitas produksi, pusat distribusi ( distribution centre/D.C.), gudang dan pelanggan.

• Strategi Distribusi: Sentralisasi atau desentralisasi, pengapalan langsung, Berlabuh silang, strategi menarik atau mendorong, logistik orang ke tiga.

• Informasi: Sistem terintregasi dan proses melalui rantai suplai untuk membagi informasi berharga, termasuk permintaan sinyal, perkiraan, inventaris dan transportasi dsb.

• Manajemen Inventaris: Kuantitas dan lokasi dari inventaris termasuk barang mentah, proses kerja, dan barang jadi.

• Aliran dana: Mengatur syarat pembayaran dan metodologi untuk menukar dana melewati entitas didalam rantai suplai.

• Eksekusi rantai suplai : mengatur dan koordinasi pergerakan material, informasi dan dana diantara rantai suplai tersebut. Alurnya sendiri dua arah.

5.  Jenis – Jenis Supply Chain Manager

• Integrated make to stock

• Continuous Replenishment

• Build to Order

• Channel Assembly

6.  Pelaku Supply Chain Management

Pelaku utama yang yang terlibat dalam supply chain:

• Supplier

Rantai pada supply chain dimulai dari sini, yang merupakan sumber yang menyediakan bahan pertama, dimana mata rantai penyaluran barang akan mulai. Bahan pertama disini bisa dalam bentuk bahan baku, bahan mentah, bahan penolong, suku cadang atau barang dagang.

• Supplier-Manufacturer

Rantai pertama tadi dilanjutkan dengan rantai kedua, yaitu manufacturer yang merupakan tempat mengkonversi ataupun menyelesaikan barang (finishing).

• Supplier-Manufacturer-Distribution

Dalam tahap ini barang jadi yang dihasilkan disalurkan kepada pelanggan, dimana biasanya menggunakan jasa distributor atau wholesaler yang merupakan pedagang besar dalam jumlah besar.

• Supplier-Manufacturer-Distribution-Retail Outlets

Dari pedagang besar tadi barang disalurkan ke toko pengecer (retail outlets).

• Supplier-Manufacturer-Distribution-Retail Outlets-Customer

Customer merupakan rantai terakhir yang dilalui dalam supply chain dalam konteks ini sebagai end-use.

7.  Aktifitas

Manajemen rantai suplai ialah pendekatan antar-fungsi (cross functional) untuk mengatur pergerakan material mentah kedalam sebuah organisasi dan pergerakan dari barang jadi keluar organisasi menuju konsumen akhir. Sebagaimana korporasi lebih fokus dalam kompetensi inti dan lebih fleksibel, mereka harus mengurangi kepemilikan mereka atas sumber material mentah dan kanal distribusi. Fungsi ini meningkat menjadi kekurangan sumber ke perusahaan lain yang terlibat dalam memuaskan permintaan konsumen, sementara mengurangi kontrol manajemen dari logistik harian. Pengendalian lebih sedikit dan partner rantai suplai menuju ke pembuatan konsep rantai suplai. Tujuan dari manajemen rantai suplai ialah meningkatkan ke[percayaan dan kolaborasi diantara

rekanan rantai suplai, dan meningkatkan inventaris dalam kejelasannya dan meningkatkan percepatan inventori.

Secara garis besar, fungsi manajemen ini bisa dibagi tiga, yaitu distribusi, jejaring dan perencaan kapasitas, dan pengembangan rantai suplai.

8. Operasional

• Produksi harian dan perencanaan distribusi, termasuk semua hal di rantai suplai

• Perencanaan produksi untuk setiap fasilitas manufaktru di rantai suplai (menit ke menit)

• Perencanaan permintaan dan prediksi, mengkoordinasikan prediksi permintaan dari semua konsumen dan membagi prediksi dengan semua pemasok

• Perencanaan pengadaan, termasuk inventaris yang ada sekarang dan prediksi permintaan, dalam kolaborasi dengan semua pemasok

• Operasi inbound, termasuk transportasi dari pemasok dan inventaris yang diterima

• Operasi produksi, termasuk konsumsi material dan aliran barang jadi (finished goods)

• Operasi outbound, termasuk semua aktivitas pemenuhan dan transportasi ke pelanggan

• Pemastian perintah, penghitungan ke semua hal yang berhubungan dengan rantai suplai, termasuk semua pemasok, fasilitas manufaktur, pusat distribusi, dan pelanggan lain

1. PERLUNYA PENGEMBANGAN SISTEM

Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu:

A. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Dapat berupa:

a) Ketidakberesan

b) Pertumbuhan organisasi

B. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

C. Adanya instruksi-instruksi (directives)

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru, yaitu meningkatkan :

a. Performance (kinerja)

b. Information (informasi)

c. Economy (ekonomis)

d. Control (pengendalian)

e. Efficiency (efisiensi)

f. Services (pelayanan)

2. PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM

A. Sistem yang dikembangkan untuk manajemen

B. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

C. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

D. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

E. Proses pengembangan sistem tidak harus urut

F. Jangan takut membatalkan proyek

G. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

3. ALAT DAN TEKNIK PENGEMBANGAN SISTEM

Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut :

a. HIPO diagram.

b. Data Flow diagram.

c. Structured chart.

d. SADT diagram.

e. Warnier/Orr diagram.

f. Jackson’s diagram.

Bagan diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting).

2. Bagan untuk menggambarkan tataletak (layout charting).

3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personil relationship charting).

4. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI (SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES – SDLC)

Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb:

1. Analisis Sistem

2. Perancangan Sistem

3. Pembangunan dan Testing Sistem

4. Implementasi Sistem

5. Operasi dan Perawatan

6. Evaluasi Sistem

5. ANALISIS SISTEM

Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:

1. Problem-solving

2. Kebutuhan baru

3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.

4. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

Proposal mengadakan analisis sistem:

Berisi:

1. Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis

2. Definisi batasan analisis yang akan dilakukan

3. Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis

4. Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh

5. Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis

6. Proyeksi kemungkinan masalah yang akan terjadi selama analisis

7. Jadwal tentatif analisis

Laporan hasil analisis:

Laporan hasil analisis harus berisi:

1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis

2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.

3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem

4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah

5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis

6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal

7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam desain sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses selanjutnya.

Yang terpenting adalah bagian 6 dan 7.

Katagori aspek kelayakan:

1. Kelayakan teknis

2. Kelayakan ekonomi

3. Kelayakan operasi

4. Kelayakan jadwal

Hasil akhir analisis sistem (keputusan):

1. Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.

2. Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain.

3. Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi prososal dengan subsistem lain.

4. Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.

5. Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal diterima dan proses dilanjutkan ke desain awal.

Analisis Sistem Pemrogram

6. TAHAP-TAHAP DALAM ANALISA SISTEM

1. Menentukan secara tepat mengenai sasaran sistem (pengolahan data).

2. Mempelajari bentuk organisasi perusahaan.

3. Menganalisa laporan-laporan yang saat ini sudah dihasilkan oleh sistem pengolahan data yang saat ini berjalan.

Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:

1. Sistem yang ada

2. Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau fungsi ada

3. Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem

Kerangka Analisis:

1. Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.

2. Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.

3. Analisis terhadap input dan output.

7. PERANCANGAN SISTEM

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:

1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.

2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.

3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.

4. Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer base.

5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.

6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

Langkah dasar dalam proses desain:

1. Mendefinisikan tujuan sistem

2. Membangun sebuah model konseptual

3. Menerapkan kendala2 organisasi

4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data

Prinsip Dasar Desain

Ada 2 prinsip dasar desain, a.l:

1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.

2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul.

1.KONSEP DASAR SISTEM
Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk  melakukan suatu  kegiatan/untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Prosedur adalah rangkaian operasi klerikal, yang melibatkan beberapa orang di dalam satu/lebih departemen yang digunakan untuk  menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu.

2.KARAKTERISTIK SISTEM
a.Komponen-Komponen (Components)
Terdiri dari dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b.Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Contoh di dalam sistem komputer, masukan perawatan adalah program, masukan sinyal adalah data.

c.Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan

d.Pengolah (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

e.Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem  pasti mempunyai tujuan/sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

3.KLASIFIKASI SISTEM
a.Sistem Tertentu (Deterministic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan.

b.Sistem Probabilistik (Probabilistic System)
Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).

c.Sistem Terbuka (Open System)
Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

d.Sistem Tertutup (Closed System)
Sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut.

e.Relatively Closed Sistem
Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu.

f.Artificial System
Sistem yang meniru kejadian alam sistem. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam dimana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.

g.Natural System
Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam.

4.JENIS SISTEM
a.On-line systems, sistem yang menerima secara langsung masukan pada area dimana mereka dimasukan dan menghasilkan keluaran (yang dapat berupa hasil komputasi) idi area, dimana mereka diperlukan.

b.Real-time systems, sistem yang mekanisme pengontrolan, perekaman data dan pemrosesan yang sangat cepat dengan hasil yang dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. perbedaannya dengan sistem on line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalam skala detik.

c.Decision support system + strategic planning systems, sistem yang memproses transksi organisasi seara harian, membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisis tujuan organisasi.

d.Knowledge-based systems, program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunkan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

5.PELAKU SISTEM

a. Pemakai, pelaku yang terpenting karena sistem diciptakaan untuk pemakai dan melalui komunikasi denganp mekai sistem dibuat dan dirancang hingga mencapai bentuk terakhir. Pada umumnya pemakai dibagi menjadi tiga jenis, yaitu :

1. Operasional

2. Pengawas

3. Eksekutif

b. Manajemen

1. manajemen pemakai (menangani pemakaian dimana sistem baru diteapkan),

2. manajemen sistem (terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri)

3. manaemen umum (yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan).

c. Pemeriksa, Ukuran sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa.

d. Penganalisa Sistem

Fungsinya:

1. arkeolog (yang menelussuri bagaimana sebeanrnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama)

2. inovator (membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain

3. mediator (menjalankan fungsi komunikasi dari semua level yaitu pemakai, manajer, pemrogarm, pemeriksa dan pelaku sistem lainnya yang mungkin belum mempunyai sikap dan cara pandang yang sama)

4. pimpinan proyek (sebagai personil yang lebih berpengalaman dari pemrogram dan ditunjuk dalam pekerjaan lebih dulu sebelum pemrogram bekerja)

e. Pendesain Sistem, Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem (kebutuhan pemakai tidak berorientasi pada teknologi tertentu), yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan tidak diformulasikan oleh pemrograman.

f. Pemrogram, Setelah penganalisa sistem  memberikan hasil kerjanya dan kemudian diolah oleh pendesain sistem baru, pemrograman dapat mulai bekerja.

g. Personil Pengoperasian

Bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misanya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan back-up.